Stappenplan E-mailmarketing

Om een goede emailcampagne uit te voeren, dien je volgens een bepaald stappenplan te werken. Hieronder staan deze stappen vermeld.

Inhoud

-Verkrijgen van adresgegevens / emaillijsten
-Een campagne selecteren
-Segmenteren van ontvangers
-Opstellen van de mailing

1. Verkrijgen van adresgegevens / emaillijsten

Uiteraard is het prioriteit om te beschikken over een adressenbestand met te benaderen emailadressen. De wetgeving is zo geregeld dat consumenten aan moeten geven dat ze emails van jou willen ontvangen. Dit noemen we opt-in. Dit kan onder andere bereikt worden door middel van consumenten die zichzelf inschrijven via een contactenformulier en klanten van een webshop die bij een bestelling aangeven dat ze nieuwsbrieven / communicatie willen ontvangen.

Mogelijkheden om emailgegevens te verkrijgen:

-Aanmaken account
Bij het aanmaken van een account op je site / webshop, vullen consumenten hun emaildres in. Geef ze de optie waarin ze aan kunnen geven of ze emails willen ontvangen.

-Inschrijfformulier:
Je kunt op je website een inschrijfformulier maken waarmee je geïnteresseerden de kans geeft om zich aan te melden voor emails.

-Winactie:
Door het uitzetten van een winactie, kun je consumenten verleiden om adresgegevens in te laten vullen. In de algemene voorwaarden kun je opnemen dat de adresgegevens gebruikt worden voor marketingdoeleinden.

-Adresbestanden kopen:
Er zijn legio bedrijven die miljoenen adressenbestanden in het bezit hebben. Een beetje gespecialiseerd bedrijf, koppelt het emailadres aan vele andere persoonsgegevens (leeftijd, geslacht, interesses, et cetera), zodat je van specifieke segmenten, een adressenbestand kunt kopen.

Opt-in

De wetgeving is zo geregeld dat consumenten aan moeten geven dat ze emails van jou willen ontvangen. Dit noemen we opt-in. Dit opt-in traject gaat niet altijd erg bewust. Als je mee doet aan een online winactie word je gevraagd om je gegevens in te vullen. Met het geven van deze gegevens en het aanvinken dat je akkoord gaat met de voorwaarden (zonder deze te lezen) geef je eigenlijk toestemming dat dit bedrijf je mag mailen / benaderen. Het gebeurt ook regelmatig dat jouw gegevens doorverkocht worden aan andere bedrijven / partijen (je zou voor de grap eens die algemene voorwaarden moeten lezen!), zodat je ook bij hen op de emaillijst komt te staan.

Opt-out

Ontvangers moeten dus expliciet aangeven dat ze mails van je willen ontvangen, maar aan de andere kant ben je ook verplicht om de ontvangers de mogelijkheid van opt-out te geven. Dit betekent dat ontvangers de mogelijkheid krijgen om zich te allen tijde uit te schrijven voor de emails. Door middel van opt-out, kan een klant zichzelf verwijderen uit de emaillijst.

Opt-out info in een email

2. Een campagne selecteren

Het is nu aan jou om een campagne op te zetten voor je direct mailings. Los van het gedrag  dat je wilt bereiken van de ontvanger, is het van essentieel belang dat elke mailing een positief effect moet hebben op je imago.  Zowel qua inhoud als qua vormgeving: een duidelijke huisstijl die ook in je mailing gebruikt wordt, zorgt voor een meer professionele uitstraling. Je kunt kiezen uit een aantal verschillende campagnes:

A. Nieuwsbrief:              
Het belangrijkste doel van een nieuwsbrief is om onder de aandacht te    blijven bij de ontvangers. Een goede nieuwsbrief biedt meerwaarde voor de ontvanger en zou een bijdrage moeten leveren aan een positief beeld van de organisatie. Vaak wordt een nieuwsbrief op vaste momenten verstuurd, zoals 1x per maand of per kwartaal.

B. Aankondiging:           
Bij belangrijk nieuws dat speciale aandacht verdient, is een aankondigingsmail te gebruiken. Ook hier moet jij je afvragen of je aankondiging voor de geselecteerde ontvangers van toegevoegde waarde is.
Netflix houdt bij wat er allemaal gekeken wordt en als er een nieuwe serie te bekijken is, zullen zij een aankondigingsmail sturen naar die personen die binnen het kijkersprofiel van de serie vallen.

C. Klanten aantrekken: 
Door middel van een “speciale aanbieding” of een ander aanbod, kun je ontvangers uitlokken tot handelen. Denk aan een tijdelijke kortingsactie, of voortijdig toegang tot een exclusief product. Met een call-to-action  button in de mail, maak je het de ontvangers zo simpel mogelijk om gehoor te geven aan je aanbieding.

Wat belangrijk is, is dat je nadenkt over de call-to-action: de ontvanger moet aangespoord  / verleid worden tot handelen. Denk aan het bezoeken van een site, het maken van een afspraak en het kopen van een product. Maak dit zo makkelijk mogelijk door het toevoegen van call-to-action buttons. Zie ook hieronder.

3. Segmenteren van ontvangers

Wat voor campagne je ook maakt, het is essentieel om duidelijk te bepalen wie je voor welke mailcampagne gaat benaderen. Als je alle adresgegevens in een database hebt, kun je bepaalde selecties maken. Een webshop als bol.com kan emails selecteren op basis van:

-Demografische gegevens:         leeftijd, geslacht
-Geografische gegevens:             locatie

Maar het gaat in de wereld van online marketing nog veel verder. Op vele webshops maak je accounts aan. Da’s handig, want je kunt je betaalgegevens invoeren, je orderhistorie bekijken, een ander afleveradres instellen en nog veel meer. Webshops maken dankbaar gebruik van jouw account, aangezien ze precies bijhouden wat je koopt en wat je bekijkt. Op basis van deze informatie, kunnen ook gerichte mailings verstuurd worden:

-Aankoopgedrag:                      
Op basis van het aankoopgedrag van je klanten, kun je groepencreëren die je met specifieke mails kunt benaderen. De personen die in jouw webshop een Playstation 4 hebben gekocht, kun je specifiek benaderen met een mailing waarin je een nieuwe game aankondigt.

-Kijkgedrag:                                 
Ook al koopt iemand niets, op basis van het kijkgedrag van bezoekers op je webshop, kun je met een fatsoenlijke database bepaalde       groepen selecteren om deze een mailing te sturen. Als een groep bezoekers bijvoorbeeld al minimaal 2x een bluetooth speaker bekijken maar niet kopen, kun je ze een mailing sturen met een interessante korting. Wellicht dat de ontvanger nu wél overstag gaat om de speaker te kopen.

-Bezoekfrequentie:                    
Uiteraard houden webshops ook bij hoe vaak je de webshop bezoekt en er iets besteld. Als nu blijkt dat een aantal klanten al een tijdje inactief zijn, kan een mailing ervoor zorgen dat ze toch weer jouw webshop gaan bezoeken en er iets gaan bestellen.

Qwertee.com merkt, op basis van bezoekfrequentie, dat ik al een tijdje niet op de site ben geweest. Om mij te “triggeren” bieden ze mij een kortingscode aan.

4. Opstellen van de mailing

Je hebt een campagne geselecteerd en je hebt de juiste ontvangers gekozen, nu ben je bereikt bij het opstellen van de mailing. Vanuit elk emailprogramma kun je dit doen, maar er zijn bepaalde systemen die jou veel meer mogelijkheden bieden dan een standaard Hotmail of Gmail account. In deze methode wordt Mailchimp gebruikt. Een handleiding van Mailchimp is verderop te vinden.

Het opstellen van een mailing dient met zorg te gebeuren.  Het is al een aantal keer benoemd, maar elke mailing moet meerwaarde hebben voor de ontvanger. Goed afstemmen aan wie jij je mailing stuurt en daarna kritisch de email opstellen, zijn vereisten.  Als ontvangers jouw mails niet relevant of zelf vervelend vinden, heb je grote kans dat ze gebruik gaan maken van de verplichte opt-out functie in jouw emails.

De belangrijkste frustraties bij mailings zijn:

-Te hoge contactfrequentie:                  
Iemand ontvangt voor zijn gevoel té veel emails en zal zich snel afmelden.

-Niet relevante informatie:                     
Het kan zijn dat de ontvanger je mails gaat zien als niet       relevant: je mailing biedt dus oninteressante informatie voor de ontvanger.

-Lengte van mails:                                    
Een ontvanger zal slechts zeer beperkte tijd besteden aan het bekijken van je mail. Zorg ervoor dat je de ontvanger niet overvoert met informatie en dat de kern van je boodschap snel duidelijk is.

-Clickbait:                                                  
Wat er vaak gebeurt bij nieuwe artikelen op een site, maar ook bij mailings, is een “clickbait-titel”. Dit wil zeggen dat de titel / onderwerpregel van je mail (veel) meer belooft dan de daadwerkelijke informatie. Zo probeert men meer kliks op een bericht te krijgen. Je snapt dat als iemand je mail opent en het blijkt allemaal minder interessant te zijn dan je doet geloven in de onderwerpenregel, deze persoon zich snel zal afmelden. Prikkelen mag, maar houdt het realistisch.

Globale lay-out van een mailing:

Globale opbouw tekst

Wellicht wat cliché, maar de AIDA-structuur is een zeer handige methode om een mailing op te stellen. Het biedt je een houvast om een heldere boodschap mee te geven. De AIDA-structuur staat voor:

-Attention:                   
Trek de aandacht! Dat kan al voordat de ontvanger de mail opent, door een goede onderwerpregel op te stellen. Denk eraan dat je jezelf niet laat verleiden tot clickbait-achtige praktijken. In de mailing zelf kun je bijvoorbeeld visueel de aandacht trekken.

-Interest:                        
Wek de interesse van de ontvanger. Zorg ervoor dat de eerste paar regels van je email ervoor zorgen dat de ontvanger geprikkeld wordt en dat hij meteen snapt wat het voordeel voor hem is.

-Desire:                          
Als de boodschap overgekomen is, is het van belang om de ontvanger zo ver te krijgen dat er een verlangen opkomt. Het verlangen om meer informatie te willen, het verlangen om iets aan te schaffen.

-Action:                          
…en hier komt die call-to-action om de hoek kijken. Doordat de ontvanger het verlangen heeft gekregen, moet hij ook weten wat hij daarmee kan doen. Dat kan dus door de call-to-action knop. Door erop te klikken, leid je de ontvanger naar de juiste plek om “iets” met dat verlangen te kunnen doen. Denk aan het inschrijven voor een nieuwsbrief of het kopen van een product dat via de mail aangeboden werd. Via deze manier maak je het de ontvanger makkelijk om de volgende stap te nemen.

Tips met betrekking tot het opstellen van een direct mail

1. Persoonlijke benadering
Een beetje geavanceerd mailingsysteem kan uit jouw database / emaillijsten, de naam filteren van de ontvanger. Zorg er dan ook voor dat elke mail die je verstuurd, voorzien is van de naam van de ontvanger. Zo lijkt een mailing al een stuk persoonlijker.

2. Onderwerpregel / titel
Zoals al eerder vermeld bij de waarschuwing met betrekking tot clickbait, is een goed opgestelde onderwerpregel enorm belangrijk. Het is namelijk het eerste dat een ontvanger leest en vaak wordt op basis van de onderwerpregel ook besloten of de ontvanger de email zal openen.

3. De eerste alinea
In de eerste alinea benoem je meteen wat de kern van de mailing is. Zorg ervoor dat de ontvanger meteen het voordeel van deze mailing begrijpt.

4. Call-to-action knoppen
Zorg ervoor dat in je mailing, de ontvangers direct kunnen handelen. Varianten van call-to-action buttons zijn: bestel nu, ontdek meer, klik hier, et cetera.

5. Link naar webversie van email
Het kan zijn dat je in de “ongewenste mail” categorie valt in diverse mailsystemen. Je inhoud zal dan niet direct ingeladen worden. Als ontvangers toch je mail willen zien, kun je ze een link aanbieden waarmee ze je mail als webpagina in kunnen laden. Zo bied je de ontvanger toch een alternatief aan.

6. Opt-out toevoeging
Je bent verplicht om in elke mailing informatie op te nemen over hoe ontvangers zich kunnen uitschrijven uit jouw adressenbestand. Zo bied je elke ontvanger de mogelijkheid zich af te melden.

7. Duidelijke huisstijl
Een mailing is ook een communicatiemiddel van je bedrijf. Zorg ervoor dat deze tot in de puntjes verzorgd is én duidelijk binnen de geldende huisstijleisen past.

8. Spelling
Een foutloze spelling is erg belangrijk. Een mailing met spelfouten wordt als niet professioneel gezien en schaadt het vertrouwen in jouw bedrijf.