Handleiding: Werken met Hootsuite

Hootsuite is een programma waarmee je al je social media kunt monitoren (=volgen) en kunt beheren. Vanuit Hootsuite kun je bijvoorbeeld reageren op een Tweet en alvast wat berichten inplannen die later worden geplaats op de Facebookpagina van het bedrijf. Zo heb je één plek van waaruit je kunt werken en alles bij kunt houden. Met de gratis variant van Hootsuite kun je maximaal drie verschillende social media platformen toevoegen en beheren.

Stap 1: Maak een account aan

Ga naar https://hootsuite.com/create-free-account#/ en vul je (school)gegevens in.

Maak een account aan. Het advies is om dit account aan te maken met je schoolmailadres.

Klik rechtsboven op je account en kies “Settings” à preferences en kies als taal “Nederlands”

Stap 2: Verbind je social media accounts aan je Hootsuite account

Je gaat nu de social media accounts waar je actief op bent, koppelen aan Hootsuite. Dit stelt jou in staat om vanuit Hootsuite te werken in en aan deze social media accounts.

Klik linksboven op “kolommen” (vaak staat Hootsuite hier al op) –>  “sociaal netwerk toevoegen”

Nu selecteer je het social medium dat je toe wilt voegen. In deze handleiding leer je hoe je Twitter, Facebook en Instagram koppelt aan Hootsuite.

2A: Twitter koppelen aan Hootsuite

Selecteer “Twitter” en zorg ervoor dat je de opties onder de knop “verbind met Twitter” uit vinkt.

Klik “verbind met Twitter” en koppel het gewenste account aan Hootsuite. Klik op “App autoriseren” Als je een melding krijgt om het sociaal netwerk over te dragen, doe dit dan.

2B: Facebook koppelen aan Facebook

Klik linksboven weer op “kolommen à voeg een sociaal netwerk toe en selecteer Facebook. Klik op “Verbinding met Facebook”

Je dient nu eerst met je eigen Facebook wachtwoord akkoord te geven  om Hootsuite toegang te verlenen aan dat Facebook geïntegreerd wordt.

Hootsuite vraagt nu of ze “een aanzet tot actie” mogen maken. Dat betekent dat je vanuit Hootsuite, statusupdates kunt plaatsen op je bedrijvenpagina. Geef aan dat dit kan.

Je gaat nu selecteren welke Facebookpagina’s je wilt integreren in Hootsuite. Vink de juiste bedrijfspagina aan, klik bij het nieuwe venster op “ja”

en klik daarna op “klaar”.

2C: Instagram koppelen aan Hootsuite

Klik op “sociaal netwerk toevoegen” –> Instagram –> Verbind met Instagram. Kijk dan goed of het juiste account staat geselecteerd.

Daarna geeft Hootsuite aan wat ze allemaal “mogen” op Instagram. Geef hier goedkeuring voor. Je moet Hootsuite zien als een soort van “tussenpersoon” tussen jou en het social medium. Jij stelt e berichten op, stuurt deze naar Hootsuite en Hootsuite zet ze automatisch op je social medium.

Als laatste moet je, via Facebook, toestemming geven dat Hootsuite direct berichten op Instagram mag zetten.

Stap 3: Kolommen opzetten om te kunnen monitoren

Los van het feit dat je diverse social media profielen kunt beheren op Hootsuite, kun je Hootsuite ook gebruiken om te monitoren: dit betekent dat je, door het instellen van kolommen, goed bij kunt houden wat er allemaal gebeurt op social media met je bedrijf en binnen de branche. Door het instellen van kolommen krijg je meldingen als je bedrijf vermeld wordt, kun je meteen reageren mocht het nodig zijn en kun je in de gaten houden wat er zoal wordt geplaats op social media met betrekking tot een bepaald onderwerp.

Je hebt 2 manieren om Kolommen toe te kunnen voegen

Manier 1:

Klik rechtsonder op “Wise Guide” en selecteer de 3e optie (monitor my networks). Daarna kun je uit je gekoppelde Social Media profielen, kolommen op gaan stellen.

Manier 2:

Klik linksboven op kolommen –> “kolom toevoegen”

1. Instagram     –            Kolommen toevoegen

Het aantal klommen op Instagram is wat beperkt, daar Instagram relatief weinig functies heeft.

-Mijn berichten: Dat is wat het zegt: een overzicht van je eigen geplaatste Instagram berichten
-Ingepland: Alle berichten die je later automatisch wilt laten plaatsen
-Hashtag:    Hier kun je kolommen toevoegen met daarin alle Instagram posts van een bepaalde hashtag. Erg handig als je bepaalde onderwerpen bij wilt houden.

2. Facebook       –            kolommen toevoegen

-Tijdlijn             
Hier kun je de tijdlijn van je eigen bedrijfspagina zichtbaar maken. Ook zie je de berichten die anderen hebben geplaatst op je tijdlijn.

-Pagina’s         
Je kunt met je eigen bedrijvenpagina, ook andere pagina’s volgen. Dit kun je vinden in de handleiding “Aanmaken van een bedrijfspagina op Facebook”. Met deze optie kun je van individuele bedrijfspagina’s, hun tijdlijn zichtbaar krijgen in Hootsuite. Erg handig om een concurrent te volgen of een belangrijk persoon / bedrijf voor jouw bedrijf.

Als je klikt op “pagina’s” , staan automatisch al een aantal bedrijvenpagina’s vermeld die je volgt met jouw bedrijfspagina. Ook kun je hier vrij zoeken en desbetreffende pagina toevoegen.

3. Twitter          –            kolommen toevoegen  

-Startpagina:    
Alle tweets van de profielen die je volgt, zijn hier zichtbaar. Dit is te vergelijken met je nieuwsoverzicht op Twitter.

-Lijsten:                        
Hier kun je Twitterprofielen indelen in groepen (lijsten) en deze zichtbaar maken binnen Hootsuite. Stel dat je een festival organiseert. Je kunt dan alle DJ’s in een lijst zetten en een aantal muziekreviewers. Zo kun je volgen of de artiesten op je festival over jou tweeten en of bepaalde belangrijke personen over jouw festival berichten.

Klik op “lijsten”  een geef de lijst een naam (bv  “Nederlandse voetbalclubs”). Voeg de kolom toe en dan zie je een lege kolom. Klik op de 3 puntjes à voorkeuren.

Nu kun je profielen toevoegen in de lijst (let op dat je de juiste gebruikersnaam gebruikt!) en zie je de laatste tweets van alle profielen die je in deze lijst hebt gezet.

-Zoeken:           
Met de kolom “zoeken” kun je een bepaald #woord toevoegen als kolom. Dit betekent dat alle tweets zichtbaar worden met de ingestelde #. Zo hoef je niet zelf meer te zoeken op Twitter op de genoemde #, maar worden de tweets automatisch ingeladen in de aangemaakte kolom. Erg handig als je bijvoorbeeld in de gaten wilt houden wat er over je eigen bedrijf of in de branche gebeurt.

Zoek op de #(hashtag) die je wilt toevoegen als kolom en druk op enter.

Uiteindelijk krijg je op 1 scherm, van allerhande kolommen zodat je goed kunt monitoren wat er allemaal gebeurt op social media.

Stap 4: Berichten plaatsen via Hootsuite op je social media

Klik rechtsboven op de groene button “New Post” en vink aan waar je het bericht wilt plaatsen.

Nadat je geselecteerd hebt op welk social medium jij je post wilt plaatsen, kun je jouw post opstellen. Boven je post zie je (als een social medium een karakter-limiet heeft) hoeveel tekens je nog hebt voor je bericht. Rechts zie je hoe jouw bericht eruit ziet op het betreffende social medium.

Inplannen:                                  

Een handige functie van Hootsuite is de mogelijkheid tot inplannen. Je kunt bijvoorbeeld op maandag al voor de hele week, berichten inplannen. Maak ze op maandag, geef per bericht aan wanneer ze gelanceerd moeten worden en Hootsuite doet de rest.

Selecteer de dag en de tijd wanneer jij wilt dat het bericht geplaatst wordt op het geselecteerde medium. Let op: AM is vóór de middag. 4.00u AM is 4 uur in de nacht. 13.00u = 1u PM.

Linkverkorter

Hootsuite werkt met een linkverkorter: dat betekent dat geplaatste links op je social media, verkort kunnen worden. Hootsuite gebruikt daar “owly-links” voor. Een linkverkorter maakt, zoals gezegd, de link naar een website een stuk korter, zodat deze makkelijker te delen is. Bovendien kun je in Hootsuite statistieken bijhouden met betrekking tot deze verkorte links. Hootsuite houdt bijvoorbeeld bij hoe vaak er op de link is geklikt.

Als je een bericht plaatst met een link erin, heb je de keus om deze te verkorten naar een Owly-link. Zo kun je gebruik maken van deze functie.

Als je klikt op “shorten with Ow.ly”, zie je hieronder het resultaat. Let op dat je bericht op Facebook nu ook een link-preview bevat: een afbeelding met tekst. Als personen deze aanklikken, bezoeken ze de link die je hebt gedeeld.

Stap 5: Tips met betrekking tot Hootsuite

Werken vanuit Hootsuite

Via Hootsuite is het mogelijk om je complete social media activiteit uit te voeren. Via de aangemaakte kolommen kun je vrijwel alle functionaliteiten van het betreffende social medium gebruiken. Bij een kolom uit Twitter kun je een reactie versturen, retweeten en de tweet liken. Op Facebook kun je bijvoorbeeld direct reageren, liken of delen. 90% van je social media werkzaamheden kun je dus binnen Hootsuite uitvoeren. Soms loont het toch de moeite om naar het specifieke medium te gaan om daar je profiel aan te kunnen passen of bepaalde functies zoals taggen en het geven van andere emoticons, te kunnen gebruiken.